Copilotで実現する社内ナレッジ検索の効率化｜SharePoint・OneDriveを横断検索して必要な情報を一瞬で見つける方法
中小企業でよくある課題のひとつが、
「社内のどこに情報があるかわからない」問題 です。
過去の提案書が見つからない
どのフォルダに保存したか忘れた
退職者の資料が埋もれている
SharePointとOneDriveが整理されていない
こうした課題を解決するのが Copilotによる社内ナレッジ検索 です。
Copilotは、SharePoint・OneDrive・Teamsのファイルを横断検索し、
必要な情報を“文章で”回答してくれます。
1. Copilotでできる社内ナレッジ検索の全体像
① SharePoint・OneDriveを横断検索
▼ できること
「過去のAI導入提案書を探して」
「2023年の売上資料を見つけて」
と指示すると、 社内の全ファイルから該当資料を検索 します。
▼ 効果
探す時間がゼロ
フォルダ構造を覚える必要がない
② 過去資料の要点を抽出
▼ できること
ファイルを開かなくても、 要点だけを文章で回答 します。
例：
「この提案書のポイントをまとめて」
「この資料の結論を教えて」
▼ 効果
資料理解が早くなる
会議準備がスムーズ
③ ファイル内容の要約
▼ できること
PDF・Word・Excelなどの内容を要約し、
要点
結論
重要データ を抽出します。
▼ 効果
長い資料を読む時間が大幅削減
情報の見落としが減る
④ 必要な情報を“文章で”回答
▼ できること
「AI導入のメリットをまとめて」 と聞くと、
複数の社内資料を参照して文章で回答 します。
▼ 効果
社内ナレッジが“検索可能な資産”になる
新人でも即戦力化
⑤ 関連資料を提案
▼ できること
検索した内容に基づき、 関連する資料を自動で提案 します。
例：
過去の類似案件
関連する議事録
参考になるマニュアル
▼ 効果
情報の抜け漏れが減る
調査の質が向上
⑥ 会議録・チャット内容も検索可能
▼ できること
Teamsの会議録やチャット内容も検索対象になります。
例：
「前回の会議で何を決めた？」
「この案件の議論内容をまとめて」
▼ 効果
過去の議論をすぐ確認
プロジェクトの引き継ぎがスムーズ
⑦ 「どこに保存されているか」を特定
▼ できること
「この資料はどこにある？」 と聞くと、
保存場所（フォルダ・サイト）を特定 します。
▼ 効果
フォルダ迷子がゼロ
情報管理が改善
2. 社内ナレッジ検索 × Copilot を成功させるポイント
SharePoint / OneDrive の権限整理を行う
フォルダ構造を最低限整える
社内資料をOneDriveに集約
Copilotに「目的」を明確に伝える
3. まとめ
Copilotは、
社内のあらゆる情報を『検索可能なナレッジ』に変えるAIツール
としても活用できます。
特に中小企業では、
過去資料の検索
要点抽出
会議録の検索
関連資料の提案
などの業務で即効性があります。
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